Przegląd pudełek do przechowywania dokumentów: rodzaje, ceny, zalety i wady

Pudełka do przechowywania dokumentów pomagają rozwiązać kilka problemów jednocześnie. Pozwalają zaoszczędzić miejsce w pomieszczeniu - obszerne stosy papierów nie zajmą miejsca na biurku ani w szafie.

Niezbędne dokumenty można łatwo znaleźć w specjalnie wyznaczonym i oznakowanym miejscu do przechowywania. Oszczędza to czas i rozwiązuje problem chaotycznie porozrzucanych kartek papieru.

Pozostaje tylko wybrać wymagany typ skrzynki do przechowywania dokumentów.

Dlaczego i do jakich celów są potrzebne?

Pudełka do przechowywania dokumentów wykonywać kilka funkcji jednocześnie:

• zorganizowanie wygodnego systemu archiwizacji – możesz znaleźć potrzebne dokumenty tak szybko, jak to możliwe;
• oszczędność miejsca – dzięki swojej zwartości pudełka zajmują minimalną przestrzeń;
• ochrona dokumentów przed uszkodzeniami mechanicznymi, kurzem i światłem słonecznym;
• pomoc w transporcie dokumentów z miejsca na miejsce, np. przy przeprowadzce biura.

Zalety i wady

Pudełka do przechowywania dokumentów mają oczywiste i istotne zalety:

1. Ścisłość. Pudełka można układać na półce w rzędzie, układać w stosy, a niektóre odmiany można składać w zgrabną konstrukcję.
2. Łatwość użycia. Oznakowane pudełka do przechowywania eliminują konieczność chaotycznego poszukiwania niezbędnych dokumentów.

   Na życzenie istnieje możliwość zamówienia boxu o indywidualnych wymiarach dostosowanych do potrzeb lokalu.

   Magazyny te można instalować poziomo lub pionowo – wygodne jest wyjmowanie potrzebnych dokumentów z dowolnej pozycji.

3. Trwałość i niezawodność. Specjalna konstrukcja magazynów papieru nie pozwala na ich odkształcenie pod ciężarem innych pudełek.

Rodzaje

Najpopularniejszymi miejscami do przechowywania dokumentów są skrzynki archiwalne i skrzynki metalowe zamykane na zamek.

Pudełka archiwalne

Różnorodne wzornictwo i kształt. Klasyczne pudełko archiwalne wykonane jest z tektury introligatorskiej. Posiada wgłębienia na dłonie, dzięki czemu schowek jest wygodny w przenoszeniu. Niektóre mają specjalne oznaczenia inwentarza przechowywanych w środku dokumentów.

Do produkcji pudeł archiwalnych wykorzystuje się także powłoki z tworzywa sztucznego lub winylu imitujące skórę. Odmiany tych produktów mogą się różnić w zależności od rodzaju przechowywanych w nich papierów. Istnieją takie pudełka:

1. Pionowy. Pudełka do samodzielnego montażu wykonane są z tektury falistej z dodatkiem tworzywa sztucznego lub winylu. Przechowują dokumenty formatu A4 w pozycji pionowej. Tego typu pudełka archiwalne nazywane są potocznie małymi. Wyposażone są w uchylne wieczko, tasiemki lub rzepy.
2. Poziomy. Pudełko uniwersalne, które sprawdzi się niemal w każdym biurze czy archiwum. Można w nim umieścić nie tylko papiery, ale także inne rzeczy, np. artykuły biurowe. Te szafki do przechowywania są wyposażone w otwory na uchwyty, a pokrywę można zdejmować lub otwierać na zawiasach.
3. Rura. Cylindryczne pudełko służące do umieszczania ważnych dokumentów zwiniętych w rulon.Rury służą do transportu i przechowywania szkiców lub rysunków.

Pojemnik żelazny

Urządzenie to jest swego rodzaju sejfem na dokumenty. Ułatwia przechowywanie ważnych dokumentów w biurze i w domu.

Sklepienia żelazne występują w różnych rozmiarach: od miniaturowych pudełek po pełnoprawne szafki z kilkoma półkami.

Ale wszystkie są wyposażone w specjalny zamek, który chroni zawartość sejfu przed wzrokiem ciekawskich.

Dodatkowe systemy

Urządzenia te trudno nazwać pełnoprawnymi pudełkami, ale często służą również jako miejsce do przechowywania dokumentów.

Stojaki organizatora

Jeden z najprostszych i najbardziej przyjaznych dla budżetu sposobów przechowywania ważnych dokumentów w domu i biurze.. Organizery są wygodne do zapełnienia zarówno otwartych półek, jak i zamkniętych szafek. Plusy: otwarta część schowka - łatwo widać teczkę z potrzebnymi dokumentami. Możesz także przykleić przywieszkę do organizera.

Tace korespondencyjne

To zgrabne akcesorium do przechowywania bieżącej korespondencji i dokumentów, doskonale wpisze się w wnętrze Twojego domu lub biura. Wygląda organicznie na biurku lub otwartych półkach.

Foldery z plikami

Mogą pomieścić dokumenty o różnej zawartości i formatach. Foldery plików zapewniają szybki dostęp do treści. Takie magazyny są bardzo wygodne do prowadzenia bazy danych klientów i tworzenia plików kartowych.

Istnieją dwa główne typy folderów plików:

1. Do prezentacji. Wyglądają bardzo reprezentacyjnie, wykonane z wysokiej jakości skóry lub tworzywa sztucznego. Wykorzystywane są w procesie prezentacji produktów lub negocjacji biznesowych.
2. Rejestratorzy. Wykonane z tworzywa sztucznego lub bardzo grubej tektury. Foldery te służą do bezpośredniego przechowywania dokumentów.

Koszt produktów

Ceny przechowywania dokumentów są zróżnicowane w zależności od rodzaju produktu:

• tace na korespondencję - 500-1500 rubli;
• teczki z plikami - 50-200 rubli;
• stojaki organizatorskie - 100-200 rubli, rejestratory, 300-500 - teczki do prezentacji;
• pudełka archiwalne - 50-500 rubli;
• sejfy metalowe - 5 000-20 000 rubli.

Zalecenia dotyczące wyboru

Przed zakupem tego lub innego urządzenia do przechowywania ważnych dokumentów warto rozważyć kilka punktów:

1. Materiał produktu. Karton, metal, plastik czy żelazo – rodzaj przechowywania należy dobrać do konkretnego wnętrza pomieszczenia.
2. Częstotliwość przemieszczania dokumentów. Jeżeli dokumenty przechowywane w pudełku lub organizerze wymagają częstego wyjmowania, lepiej zaopatrzyć się w lekki produkt. Świetnie sprawdzi się stojak na organizery, teczka na dokumenty lub małe pudełko archiwalne z tworzywa sztucznego lub kartonu. Do przechowywania archiwów i innej dokumentacji, która nie wymaga częstego przeglądania, nadają się duże skrzynie archiwalne lub sejfy metalowe.
3. Objętość przechowywanych dokumentów. Aby przechowywać bieżącą korespondencję i dokumenty, które później ulegają zniszczeniu, wystarczy zaopatrzyć się w wielopoziomową tacę. Organizer i teczka na dokumenty są wygodne do przechowywania dokumentów, ale te urządzenia pomieszczą tylko określoną ich liczbę. Do przechowywania dużej ilości dokumentów nadają się skrzynie archiwalne i skrzynki żelazne z kilkoma półkami.
4. Poufność. Papiery wartościowe, które widzi tylko ich właściciel lub szef firmy, najlepiej przechowywać w sejfie lub etui zamykanym na zamek.W przypadku dokumentów, które są łatwo dostępne, odpowiednie są wszystkie inne rodzaje przechowywania.

Jak można go używać?

Główną funkcją tych produktów jest porządkowanie i transportowanie dokumentów. Ale można je wykorzystać do celów innych niż ich przeznaczenie, do przechowywania i przenoszenia następujących przedmiotów:

• biura;
• czytane czasopisma lub książki;
• zabawki dzieci;
• ubrania sezonowe.

Film na temat artykułu

Jak zrobić organizer do przechowywania dokumentów własnymi rękami, instrukcje wideo:

Wniosek

Pudełka na dokumenty to wygodne urządzenie do porządkowania ważnych dokumentów w domu i biurze. Rodzajów takich schowków jest wiele – od organizera po masywny żelazny sejf z zamkiem. Wybierając pudełko, należy zwrócić uwagę na objętość przechowywanych dokumentów, wagę produktu i czas przechowywania zawartości.